Um dos grandes desafios de uma área técnica como a aduaneira – que combina os conhecimentos “teóricos” que permitem identificar não só o “como deve ser planeado, decidido e feito”, mas também o “como é melhor ser planeado, decidido e feito”,
É o de saber definir o “limite e fronteira” exata de onde deve iniciar-se e terminar a sua intervenção “no palco das operações”.
Muitas vezes, por limitação de recursos, é verdade que a área aduaneira não consegue “chegar a tudo”, nem “estar em todo o lado” para garantir respostas no tempo “desejado” para que “nada pare”…
Mas a experiência diz-me que há um risco elevado quando esse “limite e fronteira” se definem, de forma simplificada e meramente ilustrativa, a:
- Contratar o despachante (e tanto a dizer sobre o “como contratar”, desde logo mediante uma adequada e recomendada prévia prospeção de mercado e definição de um caderno de encargos ajustado às reais e concretas necessidades da empresa);
- Definir processos e procedimentos partilhados com as demais áreas, designadamente as que responsáveis por decisões e operações abrangidas pelo campo de “incidência” aduaneiro;
- Gerir/implementar projetos (como sejam regimes especiais, estatuto de operador económico autorizado);
- Assegurar auditorias/controlos “à posteriori” dos despachos submetidos;
- Acompanhar auditorias realizadas pela Autoridade Aduaneira e responder a questões mais “formais” colocadas;
- Assessorar as demais áreas (logística, supply chain, comercial,…) quando as mesmas identifiquem algo nas decisões que até já poderão ter tomado, que lhes pareça justificar uma consulta à área que, de facto, detém o conhecimento especializado que permitirá identificar potenciais riscos ou oportunidades.
Sendo o risco tanto maior quando mais dispersa – por áreas, funções e pessoas – se encontre a operacionalização de fluxos de importação e de exportação, incluindo a componente da necessária tramitação aduaneira.
E aqui começa o desafio já que o âmbito de intervenção da área aduaneira tanto faz sentido incluir:
- Uma componente estratégica e de planeamento em que a área aduaneira atua como o “consultor interno” que avalia oportunidades, riscos, apoia na determinação da estimativa de “custos aduaneiros” (que se podem revelar cruciais para a margem do negócio) e, quando aplicável, emite recomendações quanto a “cenários mais recomendáveis”.
Mas para isso tem que ser envolvida desde logo na fase de conceção de um novo negócio, na ponderação de novas origens de sourcing, no desenvolvimento de um novo produto…
- Como uma componente mais operacional, já “de terreno”, que implica então uma concreta definição quanto ao que faz sentido ser o âmbito de atuação desse “braço operacional”.
E aqui chegados, as opções serão várias, consoante a estrutura e recursos de cada operador económico.
Para os que detenham uma área mais focada no acompanhamento dos fluxos de importação/exportação, poderá essa área assumir também a vertente aduaneira desses fluxos?
Uma vez mais a experiência diz-me que se o fizer, tal dificilmente dispensará a intervenção de profissionais com o perfil e conhecimentos aduaneiros necessários para o desempenho da parte mais técnica como sejam as de:
- Classificação pautal,
- Determinação de origens,
- Validação documental – não a validação sobre se “recebidos todos os documentos e fatura conforme a respetiva ordem de compra”, mas a do que se revela necessário para o preenchimento da declaração aduaneira, respetivo suporte e, se solicitado, para apresentação à alfândega.
E para os operadores económicos que não detenham uma área especializada na gestão dos fluxos de logística internacional?
Nestes casos, em que a gestão desses fluxos seja assegurada, por exemplo, pela área de logística nacional ou, até, pelas próprias áreas comerciais, a intervenção da área aduaneira ainda se torna mais crítica.
Um modelo em que, independentemente de qual a área responsável pelo fluxo, o braço operacional da área aduaneira:
- Seja a área que deverá receber a informação e documentação de cada fluxo de importação ou de exportação,
- Com a devida e recomendável antecipação face ao momento em que os bens têm que “iniciar viagem”,
- Documentação essa já validada por quem a disponibiliza quanto a corresponder ao contratualmente previsto (quanto aos bens a expedir, quantidades, preço e demais informação logística também necessária para a tramitação aduaneira),
- E com base na qual faça as validações finais do ponto de vista já aduaneiro e, estando tudo “OK”,
- Emita a consequente “instrução” de despacho contendo o detalhe do que haverá a declarar (no contexto em que a preparação e submissão das declarações aduaneiras se encontre externalizado num despachante) e, para o necessário,
- Como seja o debate do código pautal proposto se o despachante tiver um entendimento divergente, a validação de temas de origem ou de valor aduaneiro,
Articule e debata com o despachante ou até já com a alfândega (“falando a mesma linguagem”),
Poderá ser o que, de facto, garanta uma eficaz e eficiente intervenção da área aduaneira já no contexto da operacionalização dos fluxos de importação e de exportação.
Desta forma garante-se “uma só voz” e um “alinhamento técnico” na vertente aduaneira operacional e que não só não se incorrem em riscos por ausência dos conhecimentos necessários quanto aos requisitos de compliance,
Como também que se identificam, em tempo útil, oportunidades as quais muitas vezes só são mesmo visíveis se a área aduaneira estiver no terreno e a intervir nos fluxos de importação e de exportação,
Uma vez que a respetiva identificação pressupõe que se detenham dois tipos de conhecimento base: o da realidade concreta de cada fluxo e o técnico-aduaneiro que permite perceber o que pode ou deve ser melhorado.
Tem ainda a vantagem de potenciar que seja incluída a fase aduaneira no planeamento e cronograma do fluxo de importação ou de exportação, a qual, quantas vezes, não é ainda contemplada,
Por desconhecimento quanto ao que “tem ainda que acontecer” depois de se enviar a documentação para que o despacho de importação ou de exportação seja assegurado e, consequentemente,
Por se assumir (por desconhecimento e, nessa fase, em função do que possa ser já uma “desesperada necessidade”) que “meia hora depois de enviado o email com a documentação ao despachante” faça já sentido questionar quanto ao porquê de ainda não ter sido informada a “saída autorizada” dos bens.
Uma vez mais, a área aduaneira sabe exatamente quais os passos e trabalho ainda necessário até que se possa obter a “luz verde” da alfândega, que vão desde:
- Um trabalho técnico que pode implicar questões relativas ao código pautal, valor, origem (entre outras potenciais),
- Um trabalho de preenchimento de uma (extensa) declaração aduaneira e, ainda,
- Que a própria alfândega “decida” se porventura vai querer assegurar algum controlo documental e, até, físico sobre os bens a importar/exportar.
E, assim, intervindo, a área aduaneira poderá antecipar questões “certas” (porque identificou informação em falta ou incorreta) e estar habilitada a esclarecer de forma mais imediata questões/dúvidas do despachante ou da alfândega,
O que permite aumentar a probabilidade de sucesso no tornar real do binómio que sempre deveria ser considerado pela generalidade dos operadores económicos: celeridade no desembaraço aduaneiro + compliance (mitigação de riscos e potenciar de oportunidades).