Um aspeto que nem sempre é pensado e devidamente acautelado é o do arquivo dos documentos com relevância aduaneira. Uma vez mais, algo que identifico como relacionado com uma “tradição” de os operadores económicos:
- Ou terem a função aduaneira “100% externalizada” e, assim, delegada no despachante/operador logístico;
- Ou, os que disponham de uma função aduaneira interna, tenderem a “arrumá-la” na logística e/ou área de supply chain.
E eis que, no contexto acima, parece que de repente “há uma linha que separa”,
- A documentação que, normalmente as áreas de contabilidade, financeira e, nas empresas que disponham das mesmas, fiscal e legal têm bem clara ter que ser mantida em arquivo, durante os prazos legais aplicáveis e nas condições também legalmente definidas,
- E a documentação que se sabe ter que ser disponibilizada ao despachante para que ele prepare a declaração aduaneira e, se solicitada (como seja, num controlo documental), seja apresentada à alfândega.
A respeito desta última, poderá haver ainda quem pense que serve apenas para retirar a mercadoria da alfândega (na importação) ou conseguir expedi-la (na exportação) e que a sua “utilidade/necessidade” termina quando concluída essa “meta”.
Ou que, nos casos em que haja até já uma noção mais concreta de que,
- Poderão ser realizados controlos à posteriori pelas autoridades aduaneiras;
- E até auditorias de âmbito mais geral num prazo de (regra geral) até 3 anos contados da data da aceitação da declaração aduaneira,
Ainda assim, se confiar que o despachante há-de assegurar o arquivo necessário e a respetiva disponibilização às autoridades aduaneiras quando necessário.
Mesmo quando assumidos estes pressupostos, há que pensar em acordar e acautelar com o despachante a quem “hoje” se recorre para uma concreta declaração aduaneira, que virá, de facto, a colaborar no necessário durante um período mínimo de 3 anos (mesmo quando já possa até nem ser “prestador de serviços aduaneiros” daquele operador económico).
Importará, pois, reter que qualquer documentação que sirva de base à preparação de declarações aduaneiras – e inerente declaração e apresentação de bens às autoridades aduaneiras – tem relevância aduaneira e que da mesma resulta o mesmo grau de responsabilidade, rigor e requisitos de arquivo que os aplicáveis à documentação com relevância contabilística, fiscal e legal.
E que quando o respetivo arquivo não está já garantido por via das obrigações de âmbito contabilístico, fiscal e legal, deve ser garantido esse (mesmo) arquivo, importando ter em conta que a externalização no despachante (muitas vezes até sem qualquer alinhamento, acordo e contratualização – pelo menos consciente), não desonera o operador económico de responsabilidades.
Por último considerar também que, designadamente quando estão em causa faturas pró-forma (apresentadas e aceites a título definitivo como base de uma declaração aduaneira),
- As mesmas constam do “elenco de documentos com relevância aduaneira”, devendo ser garantido o respetivo arquivo,
- Para além do cumprimento de um conjunto de requisitos na sua emissão similares aos aplicáveis à emissão de faturas “comerciais” (que tenham na base uma transação comercial e o correspondente movimento de divisas), desde logo o de (pelo menos em Portugal) serem de emitir através de um software de faturação certificado, assim como deverem refletir de forma correta e fidedigna os dados dos bens a que respeitem (desde logo o valor e origem).
Quanto aos documentos com relevância aduaneira, deixo para já o desafio de cada um refletir – no contexto em que se encontre – quais os que identificaria e se, para esses, estará de facto ou não garantido o arquivo nas condições de “segurança e temporais” aplicáveis….